• Jean Levasseur

Minutes Teleconference October 10, 2018

In Attendance:

  • President - Jim Walker

  • Financial Secretary - Greg Phelan

  • Marie Gerroir

  • Andre Lauzon

  • Chris Rademaker

  • Tara Amsen

  • Eric Titus

  • Jean Levasseur (Joined during Agenda Item 3)

  • Mike Dwyer

Regrets:

  • Jason Constable

Grievance Meeting update


Scheduled for Oct 4th. Delayed to Oct 12th.


Jim and Stephen Green met on Oct 4th to go over the grievances to prepare for oct 12th meeting.

  • Compared notes

  • Exchanged missing documentation

  • Many grievances sitting with limited information

    One grievance holding up contract. ‘Definition of New Hire’. If no resolution on 12th, will request they release the contract wording anyway.


    Will schedule a conference call sometime after to update Board.


Convention Update

  • Plans moving along well.

  • Agenda complete. Waiting to finalize.

  • All travel plans completed except for one (OW).

  • Hospitality booked.

  • Course (Getting to know your Union) booked for Day 2.

  • Ashley Dhillon coming to take minutes since A-LUEB is a delegate.


Bilingual Correspondence


  • Correspondence like Minutes and Convention Proposals have not been translated in the past. Jean asked that all correspondence be made available in French as well since the minutes represent the Boards decisions.

  • Cost to translate is $0.20/word. Bylaw Proposals was a large document and cost $650. Typically Bulletins cost $100-150 to translate. Minutes could be $200-300.

  • If something is time critical, will go out in English with French to follow when translated.

  • Nobody opposed. Will move forward.


Transition from Hangouts to Hangouts Meet

  • Google has switched.

  • Booking a meeting in Gmail now uses Hangouts Meet.

  • Same interface as Hangouts, just new app.

  • Will book a test meeting to help everyone transition

  • Add in links to the app stores


GIC Coming Due

  • On Oct 1st a GIC worth about $56,000 came due.

  • CIBC has sale for 12 months at 2.5%

  • TD should match

  • Not trying to get rich, just trying to hedge against inflation

  • No one opposed

Trustee Vacancy

  • Mike Gauthier has stepped down

  • Bylaws have no direction on how to fill during term

  • There is a proposal to align Trustee position to RVP elections (which happen next year) so that the Trustees and Financial Secretary are not all replaced at same time, taking out all expertise at once.

  • This leave us potentially needing help the spring review as this one is going ahead right before convention

  • Can do Trustee review with only 2 trustees

  • RVP of the region where the review is held could assist

  • Board agreed to wait until after Convention to decide what to do. If the vacancy is only till next fall, will run as is with RVP help. If for full term will meet to discuss need to vote in new Trustee.

7. Past Executive Retirement Gifts


Christine approached Greg and asked that the money she owes for her assets be used as

her Executive Gift (Asset Rules from Bylaws – ‘If an individual leaves their position prior to the end of their 3 year term, the assets will be shipped to the person’s successor in office, returned to the Local, or sold to the member at its depreciated value if requested.’)


Value owing on her laptop is approximately $500 (Actual value is higher as she bought a MacBook)

Discussion:

  • Gift is not to be a cash gift.

  • Gift is meant to be a thank you to outgoing Executive. Exiting Executive should not pick their own gift.

  • Rules for Assets are clearly defined and separate from gift proposal going to Convention on gifts

  • Value could be the same as retirement gift anyway

Vote to delay decision until after Convention: 6-2 against waiting


Motion: Allow cash gift to cover balance of equipment owed: 5-2 against allowing (1 abstain)


Decided to assemble a Committee after convention to deal with Shawn and Christine’s gifts.


New Business


VR – No EG – News on drug policy? Question will start to come in on Oct 17th. Cannabis is covered under policy. Nav Canada will be updating the policy.

WG – No Greg – No YZ – No OW – No UL – No

QX – No. 5 new hire: 3 ATOS, 2 OTS


Meeting Adjourned.


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Présences

  • Président – Jim Walker

  • Secrétaire financier –Greg Phelan

  • Marie Gerroir

  • André Lauzon

  • Chris Rademaker

  • Tara Amsen

  • Eric Titus

  • Jean Levasseur (arrivé au point 3 de l’ordre du jour)

  • Mike Dwyer

Absence

  • Jason Constable

1. Suivi relatif à la réunion sur les griefs

Prévue le 4 octobre. Reportée au 12 octobre.


Jim et Stephen Green se sont réunis le 4 octobre pour passer les griefs en revue et préparer la rencontre du 12 octobre.

  • Comparaison des notes

  • Échange des documents manquants

  • Information limitée pour plusieurs griefs

Un grief concernant la définition de nouveaux employés dans la convention. S’il n’est pas réglé le 12, on demandera que le libellé de la convention soit précisé de toute façon.


Un appel conférence sera organisé ensuite pour tenir le BESL au courant.


2. Mise à jour sur le Congrès

  • Les plans se déroulent comme prévu.

  • Ordre du jour complété. En attente de finalisation.

  • Tous les plans de déplacement complétés sauf un (OW).

  • Hébergements réservés.

  • Cours (Connaître son syndicat) réservé pour le jour 2.

  • Ashley Dhillon prendra le procès-verbal puisque A-BESL est délégué.

3. Correspondance bilingue

  • La correspondance comme les procès-verbaux et les propositions d’amendement au Congrès n’ont jamais été traduits. Jean demande que toute la correspondance soit disponible en français, puisque les procès-verbaux contiennent les décisions du BESL.

  • Coût de la traduction : 0,20 $ le mot. Le document des propositions d’amendement était gros et a coûté 650 $. En règle générale, un bulletin coûte de 100 $ à 150 $. Un procès-verbal pourrait coûter de 200 $ à 300 $.

  • S’il y a une contrainte de temps, publication en anglais et le français suivra plus tard.

  • Personne ne s’opposant, nous procéderons ainsi.

4. Transition de Hangouts à Hangouts Meet

  • Google a changé d’application.

  • Gmail utilise désormais Hangouts Meet pour organiser les réunions.

  • Même interface que Hangouts, avec des nouveautés.

  • Une réunion test sera programmée pour que les gens se familiarisent avec.

  • Module lié à l’App Store.

5. CPG arrivant à échéance

  • Le 1eroctobre un CPG d’environ 56 000 $ est arrivé à échéance.

  • La CIBC a un spécial pour 12 mois à 2,5 %.

  • TD devrait avoir quelque chose de similaire.

  • On ne veut pas s’enrichir, simplement se protéger de l’inflation.

  • Personne ne s’oppose.


6. Vacance à une fonction de syndic

  • Mike Gauthier a démissionné.

  • Les Règlements ne prévoient rien pour combler la fonction en cours de mandat.

  • Il est proposé de coordonner l’élection avec celle du VPR (l’an prochain) pour éviter que les syndics et le secrétaire financier soient remplacés en même temps et que tout le savoir-faire disparaisse d’un coup.

  • Nous pourrions donc avoir besoin d’aide pour l’examen du printemps, puisqu’il devra être fait juste avant le Congrès.

  • L’examen peut être fait avec seulement 2 syndics.

  • Le VPR de la région où se tient l’examen pourrait aider.

  • Le BESL convient d’attendre après le Congrès pour décider quoi faire. Si la vacance dure seulement jusqu’à l’automne prochain, on continue comme ça avec l’aide du VPR. Si c’est pour un mandat complet, on se réunira pour voir s’il faut élire un nouveau syndic.


7. Cadeaux de retraite aux anciens exécutifs

Christine a demandé à Greg que l’argent qu’elle doit pour les actifs soit converti pour son cadeau exécutif (clause des Règlements sur les actifs de la section locale : « Si l’une ou l’autre de ces personnes devait quitter ses fonctions avant la fin de son mandat (de 3 ans), les équipements en question devraient être remis à son successeur, retournés à la section locale ou vendus à leur valeur amortie si le membre en fait la demande. »).


La valeur de son ordinateur portable est d’environ 500 $ (la valeur réelle est plus élevée, puisqu’elle a acheté un MacBook).


Discussion :

  • Un cadeau n’est pas un cadeau en argent.

  • Un cadeau, c’est un remerciement à un exécutif qui s’en va. Ce n’est pas à lui de choisir son cadeau.

  • Les règles concernant les actifs sont clairement définies et complètement séparées de la proposition sur les cadeaux soumise au Congrès.

  • Quoi qu’il en soit, la valeur pourrait être la même qu’un cadeau de retraite.

Vote à l’effet de reporter la décision après le Congrès : 6-2 contre le report


Proposition : Autoriser un versement d’argent pour couvrir le solde de l’équipement: 5-2 contre l’autorisation (1 abstention)


Décision prise de former un comité qui se penchera sur la question des cadeaux à Shawn et à Christine après le Congrès.


Affaires nouvelles

VR – Rien.

EG – Quoi de neuf sur la politique concernant la consommation de drogue? Les questions vont commencer à arriver le 17 octobre. Le cannabis est couvert par la politique. Nav Canada mettra sa politique à jour.

WG – Rien.

Greg – Rien.

YZ – Rien.

OW – Rien.

UL – Rien.

QX – Rien. 5 nouveaux employés : 3 ATOS, 2 OTS


Ajournement.


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